Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großes Potenzial für international renommierte, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint die JGU auf einem innenstadtnahen Campus – ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.

Das wissenschaftliche Team SENSE forscht im Bereich der „Schulentwicklungs- und Schuleffektivitäts-forschung“ und ist in der Lehramtsausbildung im Bereich der Bildungswissenschaften tätig. Das Sekretariat leistet administrative Unterstützung für die Professur und die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen des Teams. 

•  Organisation und Führung des Sekretariats des Arbeitsbereichs (AB) inkl. Unterstützung in Personalangelegenheiten, u.a.:
  • Koordination, Organisation sowie Optimierung der (Verwaltungs-)Aufgaben und Abläufe im AB,
  • zentrale Anlaufstelle für das Team in organisatorischen Fragen,
  • Planung und Organisation von Dienstreisen,
  • Vorbereitung der Einstellung von Hilfskräften,
  • Überwachung der Finanzmittel
• Unterstützung in Studienangelegenheiten, z.B.:
  • Organisation und Optimierung interner Verwaltungsprozesse im Bereich Lehre
  • Kommunikation mit Studierenden und universitären Einrichtungen unter Berücksichtigung formaler Vorgaben
• Organisatorische Vorbereitung von Gastvorträgen und (inter)nationalen Tagungen
• Unterstützung bei Publikationen (Literaturbeschaffung, Lektorat, Kommunikation mit Verlagen und Autor*innen) 
• Gestaltung von Präsentationen, Publikationen und Internetseiten

• vorzugsweise abgeschlossene Berufsausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium, beides mit Tätigkeitsbezug, alternativ gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Erfahrung in Assistenz- und/oder Sekretariats-tätigkeiten, idealerweise im universitären Umfeld
• Kenntnisse im Projektmanagement
• sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office Programme (u.a. Word, Excel, PowerPoint, MS Teams, MS Planner)  
• sichere Beherrschung der deutschen (C1) und englischen Sprache (B2) in Wort und Schrift
• Interesse an kontinuierlicher beruflicher Weiterbildung
• erwünscht sind:
  • Kenntnisse der Budgetierung
  • Erfahrung in der Layout- (Adobe Acrobat) und Webseitengestaltung (Wordpress)
  • Erfahrung im Umgang mit Übersetzungssoftware, mit KI-basierten Textprogrammen sowie mit universitätsinternen Programmen
• freundliches, sicheres und durchsetzungsfähiges Auftreten
• Hohes Maß an organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten
• systematische, effiziente, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, Interesse und Fähigkeit zur Mitgestaltung im Team sowie zur Gestaltung und Optimierung von Arbeitsprozessen, Flexibilität, Teamfähigkeit
• Interesse und Fähigkeit, sich in neue Aufgaben und Prozesse einzuarbeiten

Die Stelle wird nach EG 8 TV-L vergütet und ist Besetzung zum unbefristet zu besetzen.

Wir sind ein Ort der Vielfalt und begrüßen qualifizierte Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen.

Bewerbungen älterer Menschen sind erwünscht.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Sie sehen in diesen vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben eine persönliche Herausforderung? Dann bewerben Sie sich jetzt bis zum Ende der Bewerbungsfrist, über unseren Button „Jetzt bewerben“ mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen [Anschreiben, Lebenslauf, relevante (Arbeits-)Zeugnisse (ggf. mit deutscher Anerkennung)].

Für Fragen wenden Sie sich bitte an Tobias Feldhoff, Tel: 06131/39-29323 oder E-Mail: feldhoff@uni-mainz.de.

Hinweise zum Datenschutz

• ein dynamisches, engagiertes und freundliches Arbeitsumfeld
• einen vielfältigen und abwechslungsreichen Aufgabenbereich
• Jobticket wahlweise im gesamten Rhein-Main Gebiet
• umfangreiche Personalentwicklungsangebote
• familienfreundliche Rahmenbedingungen, wie beispielsweise flexible Arbeitszeitregelungen und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens